يمكن للحديث أن يكون دافعا لعملية التحضير، وفي نهاية الأمر إجمالها أيضا. يُفضل لدى العائلات التي يوجد فيها أولاد بالغون إجراء الحديث في بداية عملية التحضير وبذلك إشراك جميع أفراد العائلة في تجميع الأغراض المعدة لحقيبة الطوارئ، اختيار مكان تخزينها، الاعتبارات الرئيسية التي ستؤخذ بالحسبان لدى اختيار الغرفة الآمنة، توزيع المهام لدى تجهيز الغرفة الآمنة وما شابه ذلك. يُفضل لدى العائلات الشابة أن يستعرض الحديث الاستعدادات وأن يكون هدفه الأساسي هو عرض الغرفة، المعدات وسائر البنود المفصّلة. يجب إجراء الحديث بحضور كل أبناء العائلة (عدم التنازل لمراهق وعدم الاكتراث باجتماع آخر في مكان العمل!). يقوم أحد البالغين بإدارة الحديث (أحد الوالدين أو كلاهما) بحيث يكون بالإمكان، بل ومن المهم، إشراك الأولاد في الحديث (في حال كانت هناك فروق بين الأجيال، يمكن تقسيم الحديث بحيث يمكن كل فرد من التعبير وفق احتياجاته وقدراته). جدوا لكم وقتا مخصصا (ليس خلال أداء شؤون أخرى...) وامنحوا الحديث الجدية اللائقة. يُستحسن الاستعداد للحديث مسبقا، تخطيط وتحديد ترتيب المتحدثين والنقاط الهامة التي يجب ذكرها. على البالغ أن يهتم بأن يقوم كل فرد من أفراد العائلة بالتعبير عن نفسه، وأن يسود جو من الانفتاح والاستعداد للكشف عن الذات، وعليه الاهتمام بأن يخرج أفراد العائلة والعائلة كلها من الحديث أكثر قوة.
تتم إدارة الحديث على ثلاث مراحل: الافتتاحية، المضمون (يشمل خمس خطوات للتحضير) والإجمال.
1. مرحلة الافتتاحية – هدفها ملاءمة التوقعات فيما يتعلق بأهداف الحديث، تعريف قواعد الحديث بهدف إدارته على أفضل وجه. ابدأ بتعريفك لأهداف الحديث (كما ذكرت أعلاه) وقواعد النقاش الصحيح.
2. مرحلة المضمون – هدفها إكساب المعرفة المطلوبة وبلورة برنامج الطوارئ من الناحية العملية.
الخطوات الخمس
يمكنكم استخدام "أسلوب اليد*، حيث تشكل كل إصبع خطوة من خطوات الحديث الخمس.
· ما هو الوضع؟
· ماذا نفعل؟
· أين نلتقي؟
· من نبلّغ؟
· متى نفعل ذلك مرة أخرى؟...
أنظر تفصيل كل خطوة
3. مرحلة الإجمال- إلى جانب الخطوة الأخيرة في مرحلة المضمون (التي تشكل فهما للمعلومات وتجمل البرنامج ومراحله اللاحقة)، من المهم إجمال الحديث بخلاصة عامة هدفها إخراج الأشخاص كأفراد والعائلة كإطار، أكثر قوة. تأكد من أن كل أهداف الاستعدادات واضحة وأنها تسهم في الإحساس بالقوة ولا تشلها لا سمح الله. أذكر مرة أخرى فاعلية طرق المواجهة. من خلال إجمال نقطة أو نقطتين من الحديث، وجّه انتباه المستمعين إلى الاستعدادات وليس إلى حالة الطوارئ!